Reisekosten ab 1.1.2024: Übernachtung mit Frühstück

Für kurzfristige Beherbergungsleistungen, z. B. in Hotels, gilt der ermäßigte Steuersatz von 7%. Da die Absenkung des ermäßigten Steuersatzes für Speisen nicht verlängert worden ist, gilt ab dem 1.1.2024 für das Frühstück und andere Mahlzeiten insgesamt der Regelsteuersatz von 19%. 

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 5.2.2024 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 6.2.2024 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen:

• Kosten der Bahnfahrt von 49,00 € inklusive 7% Umsatzsteuer = 3,21 € (netto 45,79 €)
• Übernachtungskosten 107,00 € brutto inklusive 7% Umsatzsteuer = 7,00 € (netto 100 €)
• Frühstück 10 € netto zzgl. 1,90 € Umsatzsteuer (19%)

Ab 2024 betragen die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden voraussichtlich 16 € x 2 Tage = 32 €.

Folge: Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht wie folgt aus:

Die Übernachtungen mit Frühstück dürfen somit nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden, weil das Frühstück dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, unterliegen die Übernachtungen mit 7% und seit dem 1.1.2024 die Verpflegung einschließlich Getränke mit 19% der Umsatzsteuer.

Aus Vereinfachungsgründen wird es (auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers) nicht beanstandet, wenn in einem Pauschalangebot enthaltene nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z. B. "Business-Package", "Servicepauschale") zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen werden. Hierzu gehören z. B. die Abgabe eines Frühstücks, die Nutzung von Kommunikationsnetzen, das Reinigung und das Bügeln von Kleidung, der Schuhputzservice, die Überlassung von Fitnessgeräten und die Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen. Es wird ebenfalls nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 15% des Pauschalpreises angesetzt wird. Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart worden ist. 

Hinweis: Zu der Frage, ob der vor der Corona-Pandemie geltende Entgeltanteil von 20% des Pauschalpreises seit dem 1.1.2024 wieder anzusetzen ist, hat sich die Finanzverwaltung bisher nicht geäußert. Die Absenkung von 20% auf 15% des Pauschalpreises erfolgte zum 1.7.2020 wegen der Einführung des ermäßigten Steuersatzes für Speisen in der Gastronomie. 

Fazit: Solange Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE nicht geändert wird, gilt, dass das Business-Package bzw. die Servicepauschale mit 15% des Pauschalpreises zu berechnen ist. Eine rückwirkende Änderung auf 20% dürfte allein aus Vertrauensschutzgründen nicht möglich sein.